Googleスプレッドシートとは？使い方とExcelとの違いについて

パソコンでさまざまなデータを使用してグラフを作成したり、統計を取ったりする際に使われるソフトといえば、Microsoft社の「Excel」が有名です。ビジネスでもプライベートでも世界中の人々に利用されています。

Excelは表計算ソフトとして非常に優れたアプリケーションですが、有償ソフトウェアであるため、新規導入の際やバージョンアップの際にどうしても費用がかかってしまいます。

最近ではExcelの代わりとして、Google社が提供している「Googleスプレッドシート」という表計算ソフトを業務で使うケースが増えてきています。

今回はそんなGoogleスプレッドシートの魅力について、Excelと比較しながらご紹介します。

1.Googleスプレッドシートとは？

Googleスプレッドシートとは、Google社が提供している表計算ソフトのことです。

Excelのようにソフトをパソコンにインストールして使用するのではなく、インターネットを介して使用するWebアプリケーションの一種です。ダウンロードやインストールは必要ありません。

Googleスプレッドシートの利用に際して必要なものは「Googleアカウント」だけですので、誰でも利用することができます。加えて、費用も一切かかりません。無料で使うことができるのです。見た目もExcelと同じような作りになっていますので、Excelを使ったことのある方なら、スプレッドシートも問題なく使用できるでしょう。

同じGoogleが提供しているブラウザの「Chrome」で提供している拡張機能を使用すれば、Excelのファイルをスプレッドシートで開いて編集・保存したり、スプレッドシートの形式に変換したりすることも可能です。

また、Googleが提供している「Googleドキュメント」や「Googleフォーム」といったほかのアプリケーションとの連動も簡単にでき、Googleフォームで作成したアンケートの集計結果をスプレッドシートに落とし込むこともできます。

スマートフォンやタブレット向けにスプレッドシートのアプリケーションも配信されており、いつでもどこでも利用することが可能となっています。

2.Googleスプレッドシートの使い方

Googleスプレッドシートを利用するためには、まずGoogleアカウントの作成が必要です。アカウントの作成に費用などは一切かかりません。

アカウント作成手順を下記の通りとなります。

1. Googleアカウントの作成ページにアクセス
2. 氏名やパスワードを入力
3. 画面の指示通りに進む
4. 作成完了

Googleアカウントが作成できたら、ログインしましょう。Googleの検索ページからログインできます。ログイン後は、Googleドライブのトップ画面などからスプレッドシートの新規作成を行うことができるようになります。

基本的な操作はExcelとほぼ同じですので、Excelと同じ感覚で使用することが可能です。

3.GoogleスプレッドシートとExcelの違いとは？

3-1.Webコンテンツとして簡単に公開できる

GoogleスプレッドシートはWebアプリケーションの一種であるため、Excelとは異なり、URLを設定し、作成したスプレッドシートのデータをWebコンテンツとしてそのまま公開することができます。設定の仕方も画面の項目に沿って必要な情報を入力していくだけですので、とても簡単です。HTMLデータを書き出す必要もありません。

3-2.Googleスプレッドシートは同時編集可能

Googleスプレッドシートは、複数人による同時編集が可能となっています。1つのスプレッドシートを複数人で同時に編集することができますので、作業効率の向上が期待できます。

複数人で同時に編集するには、氏名やメールアドレスなどで、そのスプレッドシートにアクセスできる人を設定する必要があります。

Excelでも、ファイルを共有設定にして複数人で開くことは可能ですが、Googleスプレッドシートは、リアルタイムで誰がシートのどの部分を編集しているのかを表示してくれる機能や、シート内でほかの共同作業者とチャットのやり取りを行う機能があるため、同じ箇所を編集してしまったり、ほかの人が編集した箇所を誤って削除してしまったりといったミスが起きる可能性が低くなります。この点はGoogleスプレッドシートを使う、大きなメリットの1つでしょう。

3-3.保存作業の必要がない

Googleスプレッドシートは、シート上で何か編集を加えると、その変更内容を自動で保存してくれる機能が付いています。

そのため、保存しないでファイルを閉じてしまったり、保存する前にパソコンがフリーズし、編集前のデータに戻ってしまったりといった事態が起きるのを防ぐことができます。Excelのように、毎回保存ボタンを押す必要はありません。

また、変更履歴も自動で保存されますので、前のバージョンの状態を確認したり、変更履歴からデータの復元を行ったりすることも可能です。

3-4.表計算以外の使い道は？

Excelは表計算ソフトとして設計されていますが、表やグラフの作成機能やいろいろな装飾を施す機能など、表計算以外の機能も充実しているため、やろうと思えば表計算以外の目的で使用することも可能です。実際、そのような形で使用している方もいらっしゃるかと思います。

対してGoogleスプレッドシートは、無償で提供されているソフトということもあり、表計算以外の使い方はあまり得意ではありません。目的に応じて使い分けるようにしましょう。

3-5.処理スピード

繰り返しになりますが、GoogleスプレッドシートはWebアプリケーションの一種です。Googleのサーバー上でプログラムが稼働しています。

そのため、Excelと比べると、関数の計算やデータの処理を行うときの処理スピードが遅くなる場合があります。少しのデータであればExcelと大して変わらないスピードで処理されますが、膨大なデータの処理や計算を行うときは、Excelに比べて処理が完了するまでに時間がかかる場合があります。

ブラウザがフリーズしてしまう可能性ありますので、パソコンに負荷のかかるような処理を行うときは、GoogleスプレッドシートよりもExcelのほうが適しているといえます。

4.おわりに

Googleスプレッドシートには、Excelより優れている点、そうでない点などもありますが、何より、Excelとあまり差のない機能を備えた表計算ソフト、その最新バージョンを無償で使い続けることができるのは、大きなメリットといえます。

ビジネスではまだExcelを使用している企業のほうが多いため、Googleスプレッドシートに完全に切り替えるということは困難かと思いますが、社内の資料作りにはGoogleスプレッドシートを使うようにするなどし、Excelのライセンス数を必要最低限にすることで、コストダウンにつなげるといった利用方法も考えられるでしょう。

Chromeの拡張機能やアドオンなどを使用すれば、スプレッドシートで行えることはさらに増えますので、一度も使用したことがない方は、ぜひ一度使用してみることをおすすめします。

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