上書き前のデータに復元したい!エクセルやワードファイルを復元する方法

上書き前のデータに復元したい!エクセルやワードファイルを復元する方法

エクセル (Excel) やワード (Word) を使用していて直面するトラブルの中でよくあるものが、「データをうっかり上書き保存してしまった」「必要なデータの記載を削除してしまい、やり直そうと思ったが間違えて保存してしまった」といった、データ保存に関するトラブルです。

このようなトラブルに遭遇したとき、どうにかして上書き前のデータに復元したいと思うものですが、どのようにしたら良いのか分からない方も少なくないかと思います。そこで、このようなときに役立つエクセルやワードのファイルを復元する方法をいくつかご紹介します。

1.エクセルやワードファイルの復元方法

エクセルやワードファイルを上書き前のデータに復元するには、以下のような方法があります。

※ここではエクセル2010と2007を例に説明していきます。ワードでも同じ内容の操作が可能ですが、やり方が多少異なる場合があるため、ご注意ください。

1-1.バージョンの管理機能を使う

エクセルとワードに限らず、Microsoft社が提供しているOffice製品には複数のバージョンが存在していますが、最初に紹介する「バージョンの管理」を使った復元方法は、エクセル・ワード2010以降のバージョンでのみ利用できます。

エクセル・ワード2010では、間違えて編集してしまい、そのまま上書き保存してしまったときや、編集したのに保存しないでそのままファイルを閉じてしまったときなどに、上書き保存前のバージョンにデータを戻したり、保存せずに終了してしまったファイルを復元したりすることができる「バージョンの管理」という機能が新しく追加されました。

エクセル・ワード2010以降のバージョンを使用しているのであれば、この方法を使ってファイルを上書き前のデータに復元するやり方が一番簡単です。以下に方法を紹介します。

※画面はエクセル2010のものです。

1.エクセル2010で管理機能を使うには、事前に自動保存の設定を有効にしておく必要があります。まずは[ファイル]タブのメニューの中から[ヘルプ]の[オプション]をクリックします。

2.エクセルのオプションウィンドウが開いたら、左のメニューの中から[保存]をクリックします。

ブックの保存に関する設定を行う画面が開くので、そこにある[次の間隔で自動回復データを保存する]と、[保存しないで終了する場合、最後に自動保存されたバージョンを残す]の2カ所にチェックが入っているかを確認してください。チェックが入っていない場合は、自動保存の設定が無効になっているので、チェックを入れて[OK]をクリックします。

自動保存設定を有効にすると、[次の間隔で自動回復データを保存する]で指定した時間の間隔で自動回復用のデータが作成されます。時間の間隔は、任意で設定を変更してください。

3.この状態で、ファイルに編集を加えてから指定した時間が経過すると、[ファイル]タブのメニューの中にある[情報]の[バージョン]に作成された自動回復用データが表示されます。

4.日時が記載されているため、戻したいバージョンのデータをクリックします。

5.そのバージョンのデータをエクセル上で開いて内容を確認し、問題なければ[元に戻す]をクリックします。

6.確認画面が出たら、[OK]をクリックしてください。

これで、元の状態のファイルを上書き保存することができます。

保存しないで終了してしまった場合は、表示されているバージョンのところに「(保存しないで終了)」という括弧書きのデータが表示されます。そのバージョンを選択すれば、保存しないで閉じてしまったときのファイルを開いて保存することも可能です。

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1-2.バックアップファイルの作成機能を使う

エクセルとワードには、バージョンの管理の他にもファイルを上書き前の状態に戻せる機能があります。それが「バックアップファイルの作成」機能です。

バックアップファイルの作成機能を使うと、エクセルとワードのファイルを保存するときに、同時に上書き保存前のデータをバックアップファイルとして自動で作成してくれます。最初にこのバックアップファイルの作成を有効にしておけば、間違えて保存してしまったときに修復が可能です。

この機能は、エクセル・ワード2007や2003など少し古いバージョンでも使用可能となっています。使い方は以下の通りです。

※画面はエクセル2007のものです。

1.バックアップファイルを作成したいエクセルファイルで、左上のofficeボタンをクリックし、続けて[名前を付けて保存]をクリックします。

2.「名前を付けて保存」のダイアログボックスが開いたら、右下にある[ツール]をクリックし、表示されたメニューの中から[全般オプション]をクリックします。

3.「全般オプション」のダイアログボックスが開いたら、その中にある[バックアップファイルを作成する]にチェックを入れ、[OK]をクリックします。

4.「名前を付けて保存」のダイアログボックスに戻ったら、ファイル名や保存場所を設定し、[保存]をクリックします。

5.この状態で、ファイルになにかしらの編集を加え、上書き保存すると、そのファイルが保存されている場所と同じところに「○○○のバックアップ.xlk」というファイルが作成されます。これがバックアップファイルです。このファイルを開くと、上書き保存する前の状態のファイルが表示されます。

1-3.Windowsの以前のバージョンに戻す機能を使う

エクセルやワードのファイルを上書き前の状態に戻すには、エクセル・ワードではなくWindows自体の機能を使う方法もあります。WindowsOSのバージョンにもよりますが、Windowsではファイルを誤って上書きしてしまったり、削除してしまったりしたときに復元するための「以前のバージョンの復元」という機能が使うことが可能です。

大変便利な機能ですが、この機能はシステムの保護が有効になっていないと使用できません。

システムの保護機能に関しては、[コントロールパネル]の[システムとセキュリティ]から [システム]の設定ウィンドウを開き、その左側にあるメニューから[システムの保護]をクリックして確認できます。

ここで、システムの保護に関する細かい設定をしてください。[保護設定]のところで保護の欄が無効になっているドライブでは、この機能は使えません。「以前のバージョンの復元」を行う可能性がある場合、事前に有効にしておく必要があります。

システムの保護が有効になっていると、「復元ポイント」という回復用のデータが自動で作成されます。この復元ポイントが作成されている状態で、復元したいファイルやフォルダを右クリックし、表示されたメニューの中の[以前のバージョンの復元]をクリックすると、復元できるバージョンが表示されるはずです。

ここで、任意のバージョンを選択し、[復元]をクリックすれば、復元することができます。

2.エクセルで削除されたワークシートの復元方法

エクセルの作業中、ワークシートを誤って削除してしまった経験のある方もおられると思います。通常の作業内容であれば、Ctrl+ZもしくはCtrl+Shift+Zのショートカットでやり直すことが可能ですが、ワークシートの削除はそれで元に戻すことはできません。このような場合、どのように対処するのかを紹介していきたいと思います。

2-1.ワークシートを削除した段階で未保存の場合

シンプルな方法ではありますが、下記の手順で復元してみてください。

  1. 現在作業中のファイルを別名で保存する
  2. ワークシートを削除する前のエクセルファイルを開き、作業中のファイルにエクセルシートをコピーする

2-2.ワークシートを削除した後に保存してしまった場合

作業時の環境に大きく影響されますが、下記のような条件であれば復元することが可能です。

2-2-1.データをワンドライブに保存している

ワンドライブ(OneDrive)とは、Microsoft社が提供しているクラウドストレージのサービスで、ネットワークを介してサーバー上にファイルを保存したり、権限を持っていれば共有フォルダから他の人が保存したデータをダウンロードすることも可能になるものです。

ワンドライブに保存したデータを呼び出して作業している場合であれば、ファイルの履歴から以前のバージョンに戻すことも可能です。

また、後述でも説明しますが、パソコン上での作業でもWindows 10のファイル履歴機能が有効になっていれば、そこから以前のバージョンに戻すことも可能です。

エクセルやワードのファイルの復元の相談はこちら

3.削除したファイルの復元方法

エクセルやワードのファイルを削除してしまったが、後から必要なファイルだったと気づく場合もあるかと思います。削除してしまったファイル復元の方法についても紹介していきたいと思います。必要なファイルを削除した場合、新たにファイルを保存や削除をしてしまうと復元が難しくなるため、復元作業を開始する前には可能な限り何もしないことが大事です。

3-1.ゴミ箱の中から復元する

パソコンの設定にもよりますが、削除したファイルはゴミ箱に送られます。ゴミ箱のアイコンは、大抵はデスクトップ画面の左上にあります。比較的最近削除したファイルであれば、ゴミ箱に入っている可能性が高いためゴミ箱を開いて確認してみましょう。その中に必要なファイルがあれば、右クリックで元に戻すを選択するかドラッグ&ドロップでデスクトップ上などに移動させましょう。

ただし、下記のような場合はゴミ箱からもファイルが無くなるので注意しましょう。

  • ゴミ箱を空にした
  • ファイルを選択した状態でShift+Deleteボタンを押した
  • ゴミ箱の容量よりも大きいサイズのデータを削除した
  • ゴミ箱が一定期間過ぎたデータを削除する設定にしていた
  • 削除したファイルがゴミ箱を通さず直接削除される設定になっている

3-2.ファイル履歴から復元する

削除したファイルは、ファイル履歴からも復元可能です。ただし、この機能を利用するためにはファイル履歴機能をオンにしておく必要があるため、オフになっている場合はオンにしておくことをおすすめしますが、環境によっては利用できない場合もあるため注意が必要です。

3-3.データ復旧業者に依頼する

前述の方法を使っても上手く復元できない場合、専門の業者に任せるのも良いかと思います。ドクター・ホームネットは、パソコンの様々なトラブルに対応してきた実績があり、データの復旧や復元にも対応しています。そのため、個人で対処するよりも安全で安心です。

他では断られた場合でも、まずは相談してみることをおすすめいたします。

日ごろからのバックアップが大切です

エクセルやワードのファイルを上書き前の状態に戻す方法はいくつかありますが、いずれの方法も適切な設定がされていないと機能しません。万が一に備えて、ファイルの作成や更新を行う前に事前に確認することを忘れないようにしましょう。

また、エクセルやワードの自動保存機能は決して完璧なものではありません。大切なデータは、自分でファイルの更新ごとにバックアップをとっておくなど、予防策を日ごろから実施しておくことが肝心です。

ドクター・ホームネットでは、データ保存トラブルやバックアップ環境の構築をサポートしています。お困りの際はドクター・ホームネットにご相談ください。

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