LEN関数やRANK関数など、おすすめのExcel関数と使い方3選

おすすめのExcel関数と使い方

売り上げや顧客情報など、さまざまなデータを管理する際に便利な表計算ソフト「Excel」は、ビジネスはもちろん、個人でも多くの方に利用されるソフトです。

Excelは、複雑な計算や特定の条件に合致するデータを抽出することができる「関数」を備えています。手間のかかる作業も関数を使えば簡単にこなせるため、非常に便利。大幅な作業効率アップが期待できるため、関数の使い方をマスターしておきたいところです。

そこで今回は、Excel関数の中でも使用頻度の高い「LEN関数」「RANK関数」「SUMIF関数」についてご紹介します。

文字列の文字数を求める「LEN関数」

LEN関数とは

「LEN関数」とは、指定したセルに入力されている文字列の文字数を返す関数で、書式は「LEN(文字列)」。半角英数字や全角文字、スペース(空白)も1文字としてカウントします。

例えば、A1セルに「あいうえお」、A2セルに「abcde」、A3セルに「あ い う え お」(文字と文字の間に半角スペース)というデータがある場合、「=LEN(A1)」と空いているセルに入力すると「5」、「=LEN(A2)」では同じく「5」、「=LEN(A3)」では「9」という数字が返ってきます。

LEN関数とは

なお、LEN関数に似たものに「LENB関数」がありますが、LENB関数は文字列の文字数ではなく、文字列のバイト数を返します。

先の例であれば、平仮名1文字が2バイト、半角英字・半角スペース1文字が1バイトと計算されて、「=LENB(A1)」は「10」、「=LENB(A2)」は「5」、「=LENB(A3)」は「14」となります。LEN関数と混同しないように注意しましょう。

LEN関数の使い方

文字列の文字数を取得するLEN関数は、他の関数と組み合わせて使うことによって威力を発揮する関数です。

例えば、住所のデータから「○○県」以下の情報が欲しいとき、末尾の文字列を指定の文字数だけ抽出する「RIGHT関数」と、特定の文字を見つける「FIND関数」をLEN関数と組み合わせて使うことで、欲しい情報を取り出すことができます。

具体的に考えてみましょう。B2セルに「千葉県千葉市中央区市場町1-1」というデータがある場合、「=RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND(“県”,B2))」と空いているセルに入力すれば、「千葉市中央区市場町1-1」という「千葉県」以降の住所を取り出せます。

この例では、最初に「LEN(B2)」で文字列の文字数「15」を取得し、「FIND(“県”,B2)」で、「県」という文字がある場所「3」(つまり、「千葉県」という文字列の文字数)を取得しています。

全体の文字数からこの数字を引くと「15-3=12」となり、「千葉県」以降に続く住所の文字数が分かります。この数字をRIGHT関数に渡すことによって、「B2セルに入力されている文字列の右端から12文字」を取得し、「千葉市中央区市場町1-1」という欲しいデータが得られるのです。

RIGHT関数

また、条件によって返す値を決められる「IF関数」と組み合わせて使うと、文字の入力制限があることをユーザーに知らせることも可能です。

例えば、5桁のパスワードをユーザーに設定してもらいたいときは、「=IF(LEN(B3)=5,””,”パスワードは5桁で入力してください。”)」とすれば、B3セルに5桁以外の文字列が入っている場合、エラーメッセージが表示されます。

IF関数

順位を求める「RANK関数」

RANK関数とは

「RANK関数」とは、指定したセルに入力されている値が、ある範囲の中で何番目の順位に位置しているかを返す関数です。

書式は「RANK(基準となる値,参照,順序)」となります。「基準となる値」とは、順位を特定したい値のことです。「参照」は、順位付けしたい値が入力されている範囲のことです。

「順序」というのは、降順(値の大きなものが高い順位となる)で順位付けするのか、それとも昇順(値の小さなものが高い順位となる)で順位付けするのかという意味です。

こちらは入力する値が決まっていて、「0」とすると降順、「1」と入力すると昇順になります。ちなみに、省略した場合は降順、「0」または「1」以外を入力した場合は昇順に設定されます。

なお、Excel 2010以降では、「RANK.EQ関数」「RANK.AVG関数」が用意されています。RANK.EQ関数の使い方は、従来のRANK関数と変わりません。一方、RANK.AVG関数は、順位付けする値の中に同じ値があった場合、平均値を返します。

RANK関数の使い方

順位を求めるRANK関数は、テストの順位や売上高の高い店舗を調べるときなどに使われます。例えば、以下の画像のようにB列に名簿No、C列に生徒氏名、D列にテストの点数が入力されたデータがあるとします。

RANK関数

この場合、E1セルに「=RANK(D3,$D$3:$D$9,0)」と入力すると、Aさんの順位が表示されます。この式では、D3セルに入力されているAさんの点数が、D3セルからD9セルまでの範囲の中で何番目に高い点数かを計算しています。

範囲を指定する箇所で、「$D$3:$D$9」と$マークがついていますが、これは「絶対参照」というものです。$マークをつけることにより、オートフィルで連続データを入力する際も値が固定されます。複数箇所に入力する必要がある場合は、絶対参照を利用すると便利です。

条件を満たす値の合計を求める「SUMIF関数」

SUMIF関数とは

「SUMIF関数」とは、特定の条件を満たす値の合計を返す関数です。書式は「SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)」となります。

「範囲」とは、検索条件に当てはまる値を探す範囲のことです。「検索条件」とは、検索する条件を記載する箇所です。ここに入力した条件を基に、範囲内に当てはまる値がないか調べます。

最後の「合計範囲」は、合計する数値が記載されている範囲のことです。SUMIF関数で指定できる検索条件は1つだけですが、「SUMIFS関数」では、一度に複数の検索条件を指定できます。

SUMIF関数の使い方

SUMIF関数は、家計簿のデータの中から光熱費の費用の合計額を調べるときや、レジャー施設の来場者数データの中から特定の曜日の合計来場者数を調べるときなどに役立ちます。

例えば、以下のような家計簿データがあるとします。

SUMIF関数

ここから「光熱費」の合計額を出したいときは、「=SUMIF(B3:B14,”光熱費”,C3:C14)」と入力すると、光熱費のみの合計額が算出されます。B3~B14セルの中から「光熱費」を見つけ出し、C3~C14セルの中から光熱費の金額を見つけて合計金額を求めます。

家計簿や年賀状の住所録など、日常生活で役立つExcel活用方法

おわりに

Excelの作業を効率良く行うためには、関数を使いこなすことが欠かせません。合計値の計算やデータの抽出をする際に関数を利用するなど、普段からExcel関数に慣れておきましょう。今回紹介した関数以外にも便利な関数がたくさんありますので、興味をお持ちの方は関数の使い方を調べてみてはいかがでしょうか。

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