WordでもCopilotを利用できる!導入方法と使い方を解説

Microsoft社が提供するAIであるCopilotは、Wordと組み合わせて利用できます。有料プランに加入する必要はあるものの、業務を効率化してくれる非常に魅力的な存在です。

使いこなせれば、強力な機能ではあるものの、「CopilotはWordで何ができるのか」と疑問をお持ちの方は多いはずです。今回は、CopilotのWordでの使い方について具体的に解説します。

WordでCopilotを利用する方法

最初にCopilotをWordで利用するための方法を解説します。

前提条件・料金プラン

そもそも、Copilotは無料で利用できる生成AIです。ただし、Wordと組み合わせて利用する場合は、以下のとおり有料のサブスクリプションに加入しなければなりません。

個人

• Microsoft 365 Personal
• Microsoft 365 Family
• Copilot Pro

法人

• Microsoft 365 Business Basic
• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium
• Microsoft 365 Apps for business
• Microsoft 365 Copilot

また、注意点として、Wordであっても旧バージョンであるWord 2021などではCopilotは利用できません。Copilotを利用できるアプリケーションは「Microsoft 365」に含まれるWordのみであり、その点は注意しましょう。もし、現状が把握できていない場合は、Wordを起動し「アカウント」にてライセンスの種類を確認してください。

Copilotの起動方法

WordでCopilotを利用する方法は、大きく3種類あります。

Copilotボタンのクリック

最も分かりやすい方法は、Wordの画面上に表示されるCopilotボタンをクリックすることです。ホームタブの右端にCopilotボタンが存在するため、こちらをクリックしましょう。

プロンプトが表示され、AIとやり取りすることが可能です。

入力部分のCopilotアイコンクリック

タブに存在するボタンだけではなく、ドキュメント中に存在する小さなアイコンから起動することも可能です。

こちらをクリックすると、画面右側にCopilotとのチャットが表示されるのではなく、その場にプロンプトが表示されます。ここに指示内容を入力することで、文章作成などを効率化できます。

ショートカット（Alt + I）入力

ショートカットであるAlt + Iを押下することで、Copilotを呼び出すことが可能です。呼び出し方によって表示が異なります。

まず、何も選択していない状態でAlt + Iを押下すると、上記でCopilotアイコンをクリックした場合と同様に、その場にチャット欄が表示されます。一方で、ドキュメントの一部を選択した状態でAlt + Iを押下すると、「自動書き換え」「表として視覚化」など、Copilotに実行させられるコマンドが表示される仕組みです。

何もない状態で利用する場合は細かく指示を出す必要がありますが、選択した場合は、状況に応じた候補を表示してくれることがポイントです。

WordでのCopilotの使い方

起動方法を踏まえて、具体的な使い方を紹介します。

文章のサマリーを作成

事前に打ち込んだ文章のサマリーを作成することが可能です。長文で作成した文章の概要などを作成する際に役立つでしょう。文章全体をサマリーする際は、「全体をまとめてください」「要約してください」などと入力します。

また、一部分だけをサマリーする場合は、その部分を選択して指示するようにします。

なお、特に指示がない場合は、Copilotが必要に応じて見出しなどを自動作成します。もし、「見出しを追加してください」や「箇条書きで要約してください」などの要望がある場合は、その点を具体的に指示しましょう。

文章を校正

人間が作成した文章に対して、Copilotが校正するという使い方も可能です。誤字脱字や英語の表記ミス、冗長な修飾表現などを具体的に修正してもらいます。この場合も、元となる文書を作成し、Copilotのチャット画面に「文章を整えてください」「文章を校正してください」などと指示します。

ただ、CopilotはWordの文章を直接、書き換えてくれるわけではありません。画面の右側に表示されるため、その内容を確認し、人間が修正する必要があります。

しかし、ドキュメント内で文書を選択し「Copilotを使って書き換える」をクリックすると、以下のような表示が得られます。

この場合は「置き換え」をクリックすることで、選択した部分がCopilotの提案した文章に置き換わります。

ドキュメントの下書き作成

上記のように既存の文章を修正するだけではなく、ドキュメントそのものを作成することも可能です。文章や挿入する図、グラフなど初稿となる部分を、Copilotに作成してもらいます。それに対して人間が手を加えることで、作業の効率化ができるという仕組みです。

下書きを作成してもらう場合は、その内容を大まかに指示する必要があります。例として「生成AIの仕組みについて下書きを作成してください」といった指示を出しました。

その結果、画像のとおりタイトルや見出しのついた下書きが生成されています。

Copilotが作成した文書は、そのまま利用するだけではなく、人間が手を加えることも可能です。必要に応じて修正しながら活用してください。

表の自動作成

入力されているデータから、表を自動的に作成することが可能です。Copilotに処理してもらうデータは、適切に整理されている必要はありません。例えば、画像のようにメモから表を作成できます。テキストを選択し「表として視覚化」をクリックします。

結果、自動的に表が生成されました。見出しなどは特に指定していませんが、Copilotが内容を読み取り、適切なものを付与してくれています。

もし、見出しが誤っているなど問題があれば、その点は手動で修正するようにしてください。

文章の翻訳

翻訳ツールを利用しなくとも、Word内に記載されているテキストをその場で翻訳できます。例えば、日本語から英語に翻訳する場合は「英語に翻訳してください」と指示を出します。

その場で翻訳結果が得られます。日本語と併記したり、置き換えたりできるため、状況に応じて使い分けましょう。

なお、表現が気になる場合は、修正してもらうことも可能です。

WordでCopilotを利用する際のポイント

WordでCopilotを使いこなすためのポイントを解説します。

誤りを含む可能性があるため確認する

高性能なAIではありますが、生成されたコンテンツには誤りを含む可能性があります。そのため、人間が最終確認することが使いこなすためのポイントです。内容を鵜呑みにするのではなく、自分の目で確認することを心がけましょう。

例えば、Copilotに文章を生成してもらうと、事実とは異なる内容が含まれるかもしれません。そのまま文章を完成させてしまうと、誤りを含んだ品質の悪いものとなってしまいます。

複数回のやり取りで完成させるようにする

一度ですべての指示を出すのではなく、複数回のやり取りを心がけましょう。長文は正しく読み取ってもらえない可能性があるため、段階的に指示を出すことがポイントです。

例えば、「英語に翻訳してから表形式へ変更してください」と二つの指示を同時に出すと、思い通りにいかない可能性があります。そのため、「英語に翻訳してください」と指示を出し、その結果に対して「表形式へ変更してください」と複数回のやり取りで完成させるようにします。

具体的な指示を心がける

Copilotはある程度文脈を汲み取ってコンテンツを生成してくれます。ただし、認識齟齬を減らすために具体的な指示を心がけましょう。

例えば、「文章を読みやすくしてください」という指示では、どのような加工を施せば良いのか判断できません。そのため、「文字サイズを修正して読みやすくしてください」「文章を要約し、読みやすくしてください」などと具体的な指示を出します。指示が具体的であるほど、Copilotは自分のイメージに近いものを生成してくれるはずです。

WordでCopilotを利用する際の注意点

Microsoft社の公式サイトを参照すると、WordでCopilotを利用する際の注意点が解説されています。

チャットの内容は保存されない

チャット形式でやり取りするAIですが、やり取りした内容は保存されません。そのため、見返したい内容があるならば、個別に保存する作業が必要です。チャット画面を閉じてしまうと、やり取りの内容がすべて消えてしまうため注意しましょう。

一部のコンテンツは読み取れない場合がある

基本的には、文字列のみならず、表やスマートアートなども読み取りできるように設計されています。ただ、コンテンツによっては読み取れない場合があるため注意すべきです。

読み取りできないコンテンツは、状況によりけりで、一概に対策できません。読み取りできない場合は、対象コンテンツを修正したり、手動で対応したりすることを検討しましょう。

サポートされていない言語がある

日本語や英語など主要な言語には対応していますが、逆にサポートされていない言語もあります。Wordとしてはサポートしていても、Copilotがサポートしていない言語があるため、その点は注意してください。一般的な利用で課題になることは少ないと思われますが、念のために認識しておきたい注意点です。