家計簿や年賀状の住所録など、日常生活で役立つExcel活用方法3選

日常生活で役立つExcel活用方法

自宅や職場でパソコンを使用している人であれば、「Excel(エクセル)」を知っている方は多いと思います。Excelは、文書作成ソフト「Word(ワード)」と同じMicrosoft社が販売する表計算ソフトで、あらかじめインストールされた状態で販売されているパソコンも少なくありません。

Excelをあまり使ったことがない方も多いかもしれませんが、Excelが使えるとパソコンの世界がぐっと広がります。家計簿や年賀状の住所録など、Excelを日常生活で生かせる場面はたくさんあります。

そこで今回は、日常生活で役立つExcel活用方法をご紹介します。

【活用方法1】家計簿

家計簿

毎月の収入をきちんと管理しないと、いつの間にか支出が多くなり月末に慌ててしまうことになります。計画的に家計を管理するには、やはり家計簿をつけることが必要ですよね。

しかし、家計簿をノートなどにつけるのは意外と面倒です。金額の書き間違いがあれば行をずらさなければなりません。1カ所でも計算ミスをしてしまうと、いつまで経っても合計金額が合わずイライラすることもあります。場合によってはすべての箇所を計算し直さなくてはならないこともあるでしょう。

市販の家計簿用ノートを購入して利用する選択肢もありますが、不要な項目欄があるなど、必ずしも自分にとって使いやすいとは限りません。

そこで、Excelの登場です。Excelのシートには縦と横に罫線が入っており、罫線入りノートのように使えます。罫線の幅や高さは自由に変更できますし、文字の大きさを変えたり色をつけたりすることも可能です。表示の拡大縮小も自由にできますので、文字が小さくて見えづらいということもありません。表計算ソフトと聞くと難しそうな印象も受けますが、計算を自動でやってくれる便利なノートだと思えば簡単です。

まずは難しく考えずに、簡単な家計簿を作成してみることをおすすめします。ノートと同じ要領で、縦方向に1カ月の日にち、横方向に「食費」「交通費」「給料」「水道光熱費」「住居費」「日用品」「趣味」「その他」など自分に必要な項目を記入していきましょう。1カ月の最終日の下に欄を設け、各項目の合計金額を計算する式を入れておきます。

Excelの便利な点は、自動的に計算してくれる点です。正確に式を入力すれば、後はそれぞれの日にちの横に金額を入力するだけで、合計金額が表示されます。つまり、電卓と格闘する必要がなくなり、家計簿をつける手間を省くことができます。

合計金額の下に残高を記入する欄を作り、合計収入から支出の合計を引き算する式を入れておけば、現時点での残高も自動的に表示され、非常に便利です。

【活用方法2】住所録(アドレス帳)

住所録(アドレス帳)

Excelは表計算ソフトですが、計算を必要としない場面でも効果を発揮します。例えば、住所録(アドレス帳)の作成もExcelを使うと簡単に行えます。

かつては固定電話の横に紙の住所録を置き、知り合いの住所や電話番号などを記入していたものでした。しかし、知人が引っ越したり電話番号が変わったりするごとに取り消し線を引いて書き直す必要があり、長く使っているうちに見づらくなるという難点があったことは確かです。

Excelで住所録を作成すれば、入力済みの情報を上書きして書き換えるだけで済むため、どんなに変更が入ってもすっきりとした見た目を維持できます。住所録を作成するためには、Excelシートの一番上の行に「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」など必要な項目名を入力します。住所は記入文字数が多くなるため、それぞれの項目の列幅を調整して、すべての文字が見えるようにしておきましょう。

紙媒体の住所録の場合、五十音順にページが区切られており、知り合いの名前によって書き入れるページを探さなければなりませんでした。一方、Excelには入力した情報を並び替える機能があるため、一気にすべての知人の情報を入力し、最後に並び替えの機能を使えば、自動的に五十音順に並びます。住所で並び替えることも可能です。

さらに、Excelでは入力した情報を検索することができます。連絡を取りたい方の名前を上から順番に探していくのではなく、検索機能でその人の名前を調べれば、一瞬でその情報が記入されている場所に移動できます。紙媒体の住所録のように、誤った場所に情報を書いてしまって肝心なときに探せない、ということもありません。

最初に多くのデータを入力するのは手間かもしれませんが、慣れれば入力スピードは上がっていきます。一度住所録が完成してしまえば、それ以降は情報を探すのも、修正するのも格段に楽になるのです。住所録があれば、年末の年賀状作成をスピーディーに行うことができます。

【活用方法3】健康管理表

Excelは毎日の健康管理にも利用することができます。例えば、体重、血圧などを毎日測って記入していくと、自分の健康状態の変化を確認するための管理表として活用できます。

作り方は家計簿などと同じ考えで大丈夫です。Excelのシートの横方向に「体重」「血圧」など見出しとなる項目名を記入し、縦方向に1カ月の日にちを入力します。後は、毎日の測定結果をそれぞれの項目の列に記入していくだけです。

Excelの強みは、自動的に数値を集計できる点です。1カ月分のデータを記入したら、体重や血圧の平均値、最高値、最低値なども簡単に表示させることができます。それぞれの値を計算する式を記入するだけで、Excelが瞬時に計算して表示してくれるのです。

また、Excelでは入力した数値をグラフで表すことも可能です。月の体重の変化は数字の羅列を見ていても把握しづらいものです。Excelのグラフの機能を使うと、記入済みの数値が折れ線グラフや棒グラフになって表示されるため、自分の体重や血圧の変化がひと目で分かるようになります。

他にも、体温や体脂肪率、起床時間などさまざまな項目を記入しておけば、立派な健康管理表になります。身長と体重からBMIを計算して、肥満度を自動的に表示できるようにしても良いでしょう。

このような健康管理表を毎日きちんとつけていれば、病気にかかったときに医師に見せて治療方針の役に立ててもらうこともできます。Excelで健康管理表を作成しておけば、ノートのように紛失することもありません。人に見せる必要があるときは、必要な期間の分だけ印刷しましょう。

おわりに

Excelは日常生活のさまざまな場面で活用することができます。Excelの使用機会の少ない方は尻込みするかもしれませんが、最初からあまり難しいことをしようとはせず、毎日のパソコンを使用する中でExcelを使用する機会を増やし、徐々に慣れていきましょう

Excelはここでご紹介した機能の他にも便利な機能がたくさんありますが、すべての機能の使い方を覚えることはなかなか難しいものです。それでも、基本的な機能さえ覚えてしまえば応用が利きます。

まずは家計簿、住所録、健康管理表の作成から始め、「こんなこともできないかな」と思ったときに、Excelの操作方法について書かれた本や、インターネット上の情報に目を通してみましょう。

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Excelや年賀状作成の際にパソコンが起動しない場合は