パソコンのファイルを整理!ファイル・フォルダの上手な管理方法

パソコン作業中に、ファイルの保存場所を忘れてしまい無駄な時間が掛かってしまったという経験はありませんか?

デスクトップがファイルやフォルダだらけになり、背景が見えなくなっている方もいるかもしれません。パソコンのファイルは、きちんと整理しなければどんどん使い勝手が悪くなってしまいます。

そこで今回は、パソコンのファイルやフォルダを上手に管理する方法をご紹介します。

フォルダの階層と分類をはっきりさせる

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ファイルやフォルダの保存場所が整理できていない方は、まずデスクトップ上にフォルダを1つ作りましょう。そして、作ったフォルダの中に「写真」「仕事」「その他」などの大まかな分類のフォルダを作り、それぞれのフォルダの中にさらに細かく分類したフォルダを作ります。

例えば「仕事」フォルダの中には「PTA役員」「自治会」「会社」などのフォルダを作りましょう。大きなくくりからどんどん階層を下り、小さなくくりにしていきます。

ポイントは、自分で分かるようにフォルダの分類を行うことです。フォルダの階層と分類がはっきりすれば、保存場所が分かりやすくなります。

新しくファイルを作る際も、適当に保存せずに関連性のあるフォルダの中に保存するよう心掛けてください。

ファイルはとりあえずデスクトップに保存

ファイルを作成したり、写真を取り込んだりした際に選択しなければならないのが「保存場所」。どこに保存するべきか判断できないまま適当な場所に保存すると、後で探そうとしたときになかなか見つけられなくなってしまいます。

直接目的の場所に保存できれば一番良いのですが、保存場所を決めきれない場合はいったんデスクトップに保存するのがおすすめです。そして、後からゆっくり適切なフォルダへとファイルを分類してください。

作成途中のファイルもデスクトップに置いておき、完成してから適切なフォルダへ移動すると、作業や管理がスムーズです。ファイルを完成させるまでの途中経過を保存しておきたい場合は、「一時保管」フォルダを作ってまとめておくと管理しやすくなるでしょう。

ファイルの名前は長くても分かりやすく

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ファイルやフォルダを上手に管理するためには、名前を付けることも大切です。

例えば「旅行1」「旅行2」など、内容がよく分からないファイルの名前にしてしまうと、後で目的のファイルを探す際に手間が掛かってしまいます。少し面倒かもしれませんが、「2013.4.30_京都_家族旅行」「2015.3.15_ハワイ_新婚旅行」など、名前には具体的な名称や日付を入れるようにしましょう。名前をしっかり付けておくことによって、わざわざ中身を確認する無駄な時間を省けます。

また、ファイルの場所を検索する際にも、名前の中に具体的なキーワードがあった方が検索しやすくなるメリットもあります。

デスクトップを整理するための小技

デスクトップを整理しようと心掛けてはいても、気を抜いているといつの間にかまたデスクトップがアイコンでいっぱいになってしまうかもしれません。そのような事態を防ぐための小技として、「アイコンのサイズを極大にする」という方法があります。

極端な方法ですが、アイコンのサイズが大きいとすぐにデスクトップがいっぱいになってしまうため、こまめに整理せざるを得なくなります。

心掛けているつもりでも、つい整理を怠ってしまいがちな方におすすめの方法です。

おわりに

ファイルを作ったら「適切な名前を付けて」「デスクトップに保存」し、その後落ち着いて「分類」することが基本です。慣れるまでは時間が掛かったり面倒だと思ったりするかもしれませんが、慣れれば何の抵抗もなくできるようになります。

ファイル・フォルダをしっかり整理することによって、ファイルを探す時間を短縮できる上、デスクトップもすっきりして見栄えが良くなります。ご紹介した管理方法を活用して、作業のしやすい環境を作りましょう。

データの管理において、自分だけでは解決できない問題が生じた場合は、ぜひドクター・ホームネットにご相談ください。

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