SaaSとは?基本知識やメリット・デメリットと導入のポイントを解説

SaaSとは?基本知識やメリット・デメリットと導入のポイントを解説

近年は多くの企業でSaaSが活用されるようになっています。非常に多くのサービスが登場しているため、業務に適したものを見つけ、気軽に利用できるようになりました。導入のコストが抑えられるなどの理由から人気が高まっている状況です。

今や当たり前のように利用されているSaaSですが、どのようなものであるのかを正確に理解できていない人もいるでしょう。また、知らず知らずのうちにSaaSを使っている人もいるかもしれません。今回は、SaaSとはどのようなものであるかについて改めて解説します。

SaaSの基本知識

SaaSとは「Software as a Service」の頭文字をとったもので、「サース」あるいは「サーズ」と呼びます。利用者が自分でサーバーやアプリケーションを準備するのではなく、サービス提供者が事前に準備して稼働させているアプリケーションを利用するものです。基本的には利用者に向けて個別に開発するのではなく、サービス提供者が事前に開発したものを利用者が選択します。それぞれのサービス提供者が、独自の機能を持ったサービスを提供しているため、比較して自分たちに適したものと契約する流れです。

なお、SaaSと似た考え方にASPと呼ばれるものがあります。これはサービスそのものではなく、サービス提供者やビジネスモデルを指した言葉です。利用者からすると大きな差はありませんが、厳密な意味合いには違いがあるため押さえておきましょう。

SaaSの特徴

SaaSの大きな特徴として、インターネットに接続できる環境があれば、ブラウザを通して業務を効率化できる様々なサービスを利用できることが挙げられます。例えば、オフィスに設置されているパソコンから利用することもあれば、客先でのミーティング前にスマートフォンで確認することも可能です。パソコン、スマートフォンどちらでもサービスを利用できることは、SaaSの大きな特徴と考えましょう。また、同じアカウントを利用すれば、複数のデバイスから同じ内容を表示したり処理したりできます。

加えて、多人数での活用を前提としたサービスが多いことも特徴です。例えば、Googleの「Googleドキュメント」は、インターネットに接続している複数のデバイスから同時に編集やコメント付与ができます。すべてのSaaSがこのような仕組みとは断言できませんが、特徴として押さえておきましょう。

SaaSと間違えられやすいPaaSやIaaSとの違い

SaaSと間違えられやすいサービスにPaaS(Platform as a Service)やIaaS(Infrastructure as a Service)などが存在します。これらとの違いは以下の表のとおりです。

提供物 SaaS PaaS IaaS
アプリケーション・データ X X
ミドルウェア X
OS X
ネットワーク
ストレージ
サーバー

まず、PaaSは、アプリケーションやデータの提供や管理サービスはなく、システムやアプリケーションを開発提供するための環境だけをインターネット経由で提供してくれます。OSがインストールされたサーバーを提供してもらうと理解しておおむね差し支えないでしょう。サービスによっては、データベースなどミドルウェアも既に導入されています。

続いてIaaSは、PaaSよりもさらに提供される部分が少なく、OSのインストールされていないサーバーやネットワークなどインフラに特化したものです。必要最低限のものを提供してもらい、各種ソフトウェアのインストールやそれらの初期設定については、利用者の責任で対応しなければなりません。

SaaSを採用する4つのメリット

SaaSを採用することで、主に以下4つのメリットを得られます。

  • 業務を効率化できる
  • 開発コストを削減できる
  • 新機能が自動的にリリースされる
  • 運用の負荷を最小限に抑えられる

業務を効率化できる

部署ごとの様々な業務のタスク管理、進捗状況の共有、経費精算、勤怠管理等の業務の効率化及び作業時間の短縮を行うことができます。また、これらのシステムを従来のようなソフトウェアのインストール無しで、ブラウザからログインして使用できます。SaaSを利用して業務を効率化することで、人手不足の解消、生産性向上などが見込まれます。

開発コストを削減できる

事前に開発されたアプリケーションを提供してもらうため、開発に関わるコストを削減できます。基本的には開発コストはゼロ円で済みますが、カスタマイズに対応しているSaaSを利用する場合は、カスタマイズ費用が発生するかもしれません。どちらの場合であっても、自分たちでアプリケーションを開発する「スクラッチ」と比較して、コストの大幅な削減が可能です。アプリケーションの導入コストは業務をデジタル化する際に課題となりがちですが、この問題を速やかに解決できます。

新機能が自動的にリリースされる

サービス提供者がアプリケーションを開発し、定期的にアップデートする流れが一般的です。そのため、利用者側はサービスを契約しているだけで、常に新しい機能を利用できます。今まで以上に利便性の高い機能が追加されたり、新しい要件に対応したりすると考えましょう。自分たちでアプリケーションを開発したり、運用したりするとアップデート作業にも対応しなければなりません。例えば、法律の改正により業務の見直しが必須となったならば、必然的にアプリケーションの改修が求められます。しかしSaaSならば、このようなことを意識する必要はなく、自動的に最新の機能を提供してもらうことが可能です。

運用の負荷を最小限に抑えられる

アプリケーションとインフラのどちらもサービス提供者が管理するため、利用者はほとんど運用作業を意識する必要がありません。本来はサーバーやネットワークのメンテナンス作業などが必要ですが、これらはすべてサービス提供者が対応してくれます。加えてサーバーなど物理的な資産を管理しないため、保守の問題に悩まされることもありません。高額な機器を購入して、資産管理が求められることもなく、複数の観点から運用負荷を大きく下げられます。

SaaSを採用するデメリット

解説した通りメリットがあるものの、同時に以下3つのデメリットも考慮すべきです。

  • 自由度が下がる
  • セキュリティリスクを抱える
  • サービスの停止に自身で対応できない

詳細を解説いたします。

自由度が下がる

事前に開発されたアプリケーションを利用するため、自由度が下がってしまいます。基本的には提供されている機能に業務を合わせなければなりません。言い換えるならば、最も自分たちに適したSaaSを探す作業が求められます。SaaSといえども自社に適したものを導入しなければ、結果的に使い勝手が悪いまま終わってしまう可能性があります。

ただ、自由度が下がるからこそ、低価格な利用とスムーズな導入を実現できることは事実です。バランスを意識すべき部分であるため、デメリットではあるものの、その理由を認識しましょう。

セキュリティリスクを抱える

インターネットを介して利用する仕組みであるため、セキュリティ上のリスクが残ってしまいます。例えば、利用するデータが暗号化されず途中で読み取られてしまうかもしれません。このような事態が発生すると情報漏洩となり、セキュリティ上の問題が起きてしまいます。また、外部からの攻撃でセキュリティリスクに晒されてしまうことも考えられるでしょう。

それぞれの提供者はセキュリティ対策に力を入れていますが、世の中に完璧な対策といえるものはありません。インターネットを経由して利用する仕組みである以上は、多少なりともリスクを抱えます。

サービスの停止に自身で対応できない

SaaSのように他社が提供するサービスであっても、障害などで一時的に停止する可能性があります。このような状況において、自分たちでは対応できないことがデメリットです。自社で管理しているシステムであれば、トラブルの解決に向けて行動を起こせますが、SaaSは提供者に任せるしかありません。提供側の対応が遅いとそれだけ利用者側は不便を被ることになってしまいます。

もちろん、多くのSaaSではトラブルの発生時、速やかな解決に努めてくれます。ただ、それでも対応速度は状況によりけりで、ある程度の心配を抱え続けることになってしまうでしょう。自身で手出しできないことは、意にもデメリットになりえます。

ビジネスで利用できるSaaSの代表例

SaaSは幅広い機能を有したものが登場しているため、ビジネスで利用しやすいものをピックアップしました。

  • ビジネスチャット・オンラインチャット
  • グループウェア
  • Web会議
  • 勤怠管理
  • タスク管理
  • ストレージサービス

詳しい内容をご説明いたします。

ビジネスチャット・オンラインチャット

コミュニケーションツールの代表格としてビジネスチャットがSaaSで提供されています。専用のアプリケーションやWebブラウザを利用することで、リアルタイムにやり取りができるものです。社内でのやり取りはもちろん、顧客とのやり取りにもビジネスチャットが利用される機会が増えてきました。単なる文字の送信にとどまらず、資料の共有やスタンプなど、コミュニケーションを加速させる機能の追加も増えています。

グループウェア

社内の業務を効率化するためのツールで、スケジュール管理、コミュニケーション機能、ファイル共有機能、設備予約機能、ワーフフロー機能、メール機能などが組み込まれています。これらの機能が一つのツール内に搭載されているため、部署のスケジュールの共有や日程調整など日常業務を円滑に行うことができます。社内の会議室の予約を行える設備予約機能や上長の承認が必要な申請を行うことができるワークフロー機能も便利です。

Web会議

ビジネスチャットと組み合わせることもありますが、Web会議ツールも頻繁に利用されます。パソコンやスマートフォンを利用することで、簡単に音声通話やビデオ会議ができるものです。事前にアクセス先を展開しておくことで、社内のみならず、社外のメンバーとも簡単に会議を開催できます。近年は、SaaSの多機能化が進み、ビジネスチャットとWeb会議の垣根は小さくなってきました。

勤怠管理

勤怠管理を効率化できるツールです。直行や直帰などが多い営業職やオフィス内で勤務している方も同じシステム上でパソコン・スマートフォンを使用して出勤・退勤の打刻を行うことができます。打刻による勤怠データを自動集計してくれたり、有給日数の確認や休暇取得の申請・承認を行うことが可能で、打刻忘れや残業時間を超過した時にアラートで通知する機能なども備わっています。

タスク管理

個人やプロジェクトのタスクを管理できるツールが増えています。SaaSに登録しておけば、幅広い端末からタスクを確認でき、駄目抜け漏れを減らしやすいことが理由です。また、インターネットに接続できれば、複数人でタスクの共有も簡単におこなえます。近年はリモートワークが増えているため、利便性の高さが注目されている状況です。

ストレージサービス

ストレージサービスもSaaSの代表例です。クラウド上にデータを保存することで、どこからでもアクセスできる利便性が高く評価されています。データのバックアップや共有も簡単であり、ビジネスにおいて欠かせないツールとなっています。

SaaSを導入する際のポイント

SaaSは種類が多くそれぞれが機能の差別化を進めているため、選択を誤ると使いづらいかもしれません。そのため、以下のポイントを考慮して選ぶようにしましょう。

  • 業務効率化
  • SaaS契約形態や料金
  • 実装されている機能
  • 導入までの時間
  • 提供者によるサポートの内容
  • セキュリティ設定
  • カスタマイズ対応

特に意識しなければならない部分は業務の効率化についてです。社内全体もしくは特定の部署の業務など、どの業務をどの程度効率化できるか、社内環境を考慮したうえで適切なSaaSを選択できているか調べる必要があります。

他にも契約形態や料金と機能の豊富さも重要で、基本的にSaaSは、月額もしくは年額で料金を支払い続けるため、いくらに設定されているかは固定費を左右します。また、最低の契約期間が設定されていないかや、月払いと年払いの違いなどについても確認することが重要です。

続いて、機能に過不足がないかも確認しましょう。例えば、機能数が多すぎて料金も高いならば、無駄な支出になるかもしれません。逆に料金を抑えすぎて機能が不足するならば、SaaSを導入する意味合いが薄れてしまいます。予算の上限はあるかもしれませんが、その中で機能充実度合いも重視すべきです。

他にも、サポート体制が整っているかや部分的にカスタマイズできるかなども確認しておきましょう。特に自分たちでの運用が難しいと感じるならば、サポート体制が整っているSaaSが理想的です。

SaaSを活用したDX化はPCホスピタルへご相談ください

近年はDXの一環として、SaaSが活用される機会が増えています。皆さんの中にも業務の変革やデジタル化を目指して、SaaSを検討している人がいるでしょう。ただ、SaaSは種類が多く、思うように選択できないことも多くあります。そのため、少しでも不安を感じるならば、PCホスピタルのDX支援をご活用ください。SaaS含めてさまざまなデジタル化を全面的に支援します。

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