事務所開業時のパソコン導入はどうすべき?ポイントや失敗事例を解説

事務所開業にあたっては、パソコンの導入が必要です。今の時代、パソコン無しで業務を推進することは難しく、必須のOA機器と表現しても過言ではないでしょう。今回は、事務所開業時や事務所移転時のパソコン導入で意識したいポイントや失敗しないためのコツを解説します。

事務所開業時にはパソコン導入などOA機器が必要

事務所開業時には、パソコンなどOA機器を導入しなければなりません。具体的に導入する必要があるのは下記の通りです。

• パソコン
• 複合機
• シュレッダー
• ネットワーク

導入が必要な理由をご説明いたします。

パソコン

業務を円滑に進めるため、パソコンの導入が必須です。今の時代、パソコンを利用しないアナログな業務を続けることは現実的ではありません。どのような業界や業種においても、パソコンを利用しなければならない時代になっています。
そのため、事務所開業時には、少なくても1台のパソコンが必要です。ただ、従業員全員が1台のパソコンを利用する方法では対応できないケースが多いでしょう。そのため、小規模な個人事務所などであっても、必要ならば従業員それぞれのパソコンを準備することが理想的です。
ただ、全員が同じ種類のパソコンを利用する必要はありません。例えば、社内だけで作業する従業員にはデスクトップパソコンを支給し、営業など外部での作業が多い従業員にはノートパソコンを支給します。状況に応じて、導入するパソコンの詳細は検討が必要です。

複合機

事務所を開業する際は、複合機を設置しなければなりません。パソコンから資料を印刷したり、重要な書類のコピーを取得したりします。複合機なしで、事務所開業を実現することは難しいでしょう。コンビニなどで、必要な書類を逐一、印刷する状況になります。
なお、複合機には幅広い種類があり、性能の違いや価格の違いがあります。また、購入やレンタル、リースの選択肢があるため、事務所の規模や必要な台数に応じて、細かく検討が必要です。

シュレッダー

情報を守るために、シュレッダーを導入した方が良いでしょう。近年は、印刷物が減少しシュレッダーの出番が少なくなっています。ただ、紙の資料が完全になくなることはないため、導入するに越したことはありません。
特に、士業など特定の業界で事務所を開業する際は、大量の紙を扱うことになるはずです。機密情報を守る手段として、シュレッダーも検討の対象と考えましょう。

ネットワーク

事務所内で利用するネットワークを構築しなければなりません。ネットワークとは、インターネット接続はもちろん、事務所内のパソコン同士を接続するものも含みます。例えば、パソコンとは別に情報を保存する「ファイルサーバー」を導入するならば、それぞれを接続するネットワークが必要です。
事務所内にネットワークを構築する場合、専用の機器やケーブルを手配しなければなりません。また、外部からのインターネット引き込みやケーブルを床下に埋め込むための工事が必要となることも考えられます。これらは、専門家に確認して対応しなければならない部分です。

事務所開業時のパソコン導入で検討したいポイント

事務所開業時は、主にパソコン導入について下記の検討が必要です。

• 予算
• スペック
• 台数
• セットアップの方法

まずは以下のポイントから考えておきましょう。

予算

事務所開業時には、さまざまな支払いが必要となります。そのため、パソコン導入にどの程度の予算を充てられるのか検討が必要です。予算によって、パソコンのスペックや台数などが変化してきます。
予算には優先順位があるため、パソコン導入につぎ込めば良いとは言い切れません。ただ、OA機器の中では、パソコンは重要なものに分類されます。台数が不足したりスペックが悪かったりすると、業務に影響が出るため、その点は十分に意識してください。

スペック

パソコンにどの程度のスペックを求めるか検討が必須です。スペックには非常に多くの種類があるため、適切なものを選択できなければなりません。スペックが不足すると業務に支障があり、スペックが高すぎると無駄なコストが生じてしまいます。
必要なスペックは、どのような業務にパソコンを利用するかで変化します。また、インストールするソフトウェアによっても変化する部分です。事前に確認し、不明点があれば専門家のアドバイスをもらうようにしましょう。

台数

必要な台数を決定して、費用を算出できるように準備が必要です。支給すべき従業員の数だけ手配し、故障なども考えると予備のパソコンがあると理想的だと考えられます。
ただ、業界によっては数台で賄えることがあり、必ずしも全員分が必要とは言い切れません。例えば、美容院やサロンは1台や2台のパソコンがあれば、十分に業務をこなせるでしょう。逆に、士業などの事務所は従業員の全員に行き渡る台数が必要だと考えられます。

セットアップの方法

パソコンは購入するだけで利用できるのではなく、セットアップ作業が必要です。パソコン導入の際は、セットアップの方法についても考えておきましょう。
例えば、パソコンに詳しいならば、自分自身でセットアップする選択肢があります。また、パソコン導入を支援してくれた業者へ、セットアップも依頼することも可能です。セットアップ作業は時間を要するため、事務所開業時に無駄を削減したいならば、外注をおすすめします。

事務所移転時のパソコン導入で検討したいポイント

事務所開業ではなく事務所移転にあたって、検討したいポイントは4つあります。

• 買い替えの有無
• 設定変更の方法
• データ移行・ストレージの移設
• 配線撤去・原状回復

以下にてそれぞれについて解説するため、導入の際は参考にしてください。

買い替えの有無

事務所移転の際は、すでにパソコンを保有しているはずです。そのため、そのまま使い続けるか、移転のタイミングで買い替えるかを考えなければなりません。現状、特に困りごとがないならば、パソコンを買い換える必要はないでしょう。
パソコンを買い換えると、それまでに利用していたパソコンから、データを移行しなければなりません。これには、一定の手間が生じてしまうため、事務所移転時の多忙さに加わると、煩わしくなってしまうでしょう。

設定変更の方法

事務所移転によって、新しい環境になると、パソコンの設定変更が必要です。これらの設定変更を、抜け漏れなく対応できるか検討しなければなりません。例えば、事務所移転に伴ってネットワーク環境が変更になると、設定変更の作業が必要です。
環境によってはさまざまな変化が生じるため、どのような変更が必要となり、それらを自分たちで実施できるのか検討が求められます。もし、自分たちでの対応が難しいならば、設定の洗い出しから専門家のサポートを受けた方が無難です。

データ移行・ストレージの移設

新しいパソコンを導入するならば、データ移行が必要です。古いパソコンから新しいパソコンへ、どのようにデータが移行するか考えましょう。パソコン買い替えの有無と同時に検討すべきポイントです。
また、社内にサーバーなどのストレージ機器を導入しているならば、これらも基本的に移設します。これらは高価な機材が多く、事務所移転にあたって買い換えるケースは少ないでしょう。なお、精密機器でなおかつ重いものが多いため、専門の業者に依頼して移設してもらうと安心です。

配線撤去・原状回復

事務所開設時に、多くのパソコンやサーバーを導入しているならば、ケーブルも多く配置されているでしょう。これらの配線を撤去して、必要なものは新しい事務所へと持っていかなければなりません。床下に埋め込んであるものは、業者に取り出してもらい、必要・不要の判断が必要です。
また、ケーブルを埋め込んでいたりストレージを配置していたりすると、事務所の床などに影響が出ている可能性があります。一般的に、原状回復が求められるため、パソコン導入と併せてこれらの対応方法についても検討してください。

開業時・移設時のパソコン導入で失敗しやすい事例

事務所開業や事務所移設のパソコン導入では失敗しやすい事例として下記があります。

• すべて自分で対応しようとする
• スケジュールを考慮しない
• 市販品で揃えようとする

具体例を踏まえて、同じ失敗を回避するように心がけましょう。

すべて自分で対応しようとする

失敗しやすい事例の代表格は、すべての作業に自分で対応しようとすることです。パソコン導入には専門的な知識が必要となるため、それらが無い状態では失敗する可能性が高まります。分からないことを無視して無理やり進めると、失敗することがあると考えましょう。これを回避するために、パソコン導入を支援する会社など、専門家へのサポートを依頼すべきです。

スケジュールを考慮しない

スケジュールを考慮することなく、無計画にパソコン導入を進めると失敗してしまいます。例えば、事業の開始に間に合うスケジュールにしておかなければ、業務を開始したくとも、パソコンが無い状況が発生しかねません。
パソコン導入は時間を要する場合があるため、余裕を持ったスケジュールを引いておくことが重要です。無計画に進めることは避け「いつまでに何が完了していれば良いのか」を明確にしてから進めましょう。

市販品で揃えようとする

すべてを市販品で揃えようとすると、最終的には失敗してしまう可能性があります。事務所や中小企業でのパソコン導入は、市販品ではなくビジネス向けの製品を利用したほうが良いと考えるべきです。
例えば、パソコン導入と同時にネットワークを構築する場合「業務用Wi-Fiルーター」を導入する必要があります。家電量販店で販売されている「家庭用Wi-Fiルーター」では、性能が十分ではないからです。しかし、それを知らずに市販品で揃えてしまうと、後になってから性能不足でトラブルが生じます。
また、パソコン導入も、事務所や法人として導入すると製品サポートを受けられるものがあります。市販品には無いサポートであるため、これらを手に入れるためにも、専用の窓口などから調達することが重要です。

事務所開業時のパソコン導入で使える補助金・助成金

事務所開業時のパソコン導入にあたっては、補助金や助成金の活用を検討しましょう。これらは要件を満たしたり審査に通過したりする必要はあるものの、パソコン導入で発生する費用負担を軽減できるものです。
例えば「IT導入補助金2024」を活用すると、システムの導入と組み合わせて費用の補助を申請できます。パソコン導入の単体では申請できませんが、事務所開業時にシステムやツールを導入すれば、一括での申請が可能です。