ペーパーレス化の取り組みとは?メリットや導入のポイントを解説

ペーパーレス化の取り組みとは?メリットや導入のポイントを解説

現在、紙を減らす「ペーパーレス化」が世界中で推進されています。印刷物ではなく、デジタル化されたデータを扱うことで、紙資源の消費を抑える活動です。コスト削減だけではなく、働き方改革やセキュリティ向上などにも役立ちます。今回は、ペーパーレス化の概要からメリット、導入のポイントについて解説します。

ペーパーレス化とは

最初に、ペーパーレス化とはどのような取り組みであるのか簡単に説明します。

ペーパーレス化とは、紙や印刷物を使う今までの方法から、デジタル化への移行を指します。一般的には、事務作業や文書管理において実施される変革で、紙の使用を減らすことに重点を置いていると考えましょう。

環境により考え方は異なりますが、ペーパーレス化には「環境への影響を減らす」「効率を向上させる」「コストを削減する」などの目的が考えられます。デジタル化されたドキュメントは、管理や検索、共有が容易であるだけではなく、物理的なスペースを節約できるようになるため、多くのメリットを生み出します。

ペーパーレス化に取り組むメリット

ペーパーレス化を推進することで、以下のようなメリットを享受できます。

  • コスト削減
  • 業務効率化
  • セキュリティ向上
  • 働き方改革
  • 企業イメージアップ

順に詳細をご説明いたします。

コスト削減

積極的にペーパーレス化を推進することで、消耗品の購入費など、コスト削減に繋げられます。一般的に、ペーパーレス化が進まない限り、用紙代・インク代・機器のメンテナンス費用・印刷物の郵送や管理費用・印刷物の廃棄費用のコストが継続的に必要です。

印刷物の中には機密情報を含むものがあり、これらは適切に管理する必要があります。そのため、印刷物が手元にあるだけで、これらの管理コストが必要です。また、廃棄する場合は産業廃棄物となるため、廃棄費用も求められます。機密情報が含まれるならば、専用業者へと依頼する必要があり、さらなるコストが必要です。
しかし、ペーパレス化を推進すれば、大半の印刷物がなくなります。結果、印刷費用だけではなく管理費用や廃棄費用も減少し、総合的なコストの削減が可能です。

業務効率化

ペーパーレス化は、デジタル化を伴うはずです。結果、業務全体の効率が高まり、生産性が向上するというメリットがあります。

例えば、今までは出張の際に紙の申請書を利用していたとしましょう。この場合、出張の承認を得るために、上司の席に伺い押印してもらうなどの作業が必要です。在席していない場合は、改めて依頼する必要があるなど、無駄が生じかねません。

しかし、ペーパーレス化を実現すれば、このような業務がデジタル化され効率を高められます。導入するソリューションに左右される部分はありますが、ペーパーレス化は業務効率化に貢献するものです。

セキュリティ向上

印刷物ではなくデジタル化することで、セキュリティの向上に繋がります。セキュリティ向上のために、ペーパーレス化を推進することも悪くはありません。

例えば、ペーパーレス化することで、印刷物を紛失してしまうリスクがなくなります。機密情報を印刷物で管理していると、何かしらの理由で外部へ流出するかもしれません。それが、大きな問題に発展することも考えられます。しかし、データだけで管理するようにすれば、このような問題は発生しません。

もちろん、デジタル化してもデバイスを紛失するなどのリスクはつきまといます。ただ、 パスワードを設定するなどすることで、セキュリティを高められるため、印刷物よりはセキュリティが高いです。

働き方改革

業務効率化を推進することで、働き方改革を実現できます。例えば、業務を効率化することで、残業時間を従来の半分にできるかもしれません。また、外部へ委託していた業務を社内でスムーズにこなせるようになる可能性もあります。

今の時代、業界や業種を問わず「働き方改革」は重要なキーワードです。これを実現するための手段として、ペーパーレス化を取り入れてはいかがでしょうか。

企業イメージアップ

ペーパーレス化の推進をアピールすることで、企業イメージがアップするでしょう。SDGsが注目される時代であり、ペーパーレス化はこの方針に合致しています。世の中や世界のことを考えた会社であることを発信できる点がメリットです。

ただ、企業イメージをアップさせるためには、積極的に外部へ発信することが求められます。地道に推進しても、外部に知られることは少ないため、その点だけは注意すべきです。

ペーパーレス化に取り組む際の注意点

これからペーパーレス化に取り組むならば、以下に注意しなければなりません。

  • 必要なデバイスの有無
  • 導入コスト

詳細をご説明いたします。

必要なデバイスの有無

ペーパーレスを推進するためには、社内のデジタル化を進めなければなりません。デジタル化する際は、パソコンやタブレットなどのデバイスが必要で、これらの準備が課題となります。もし、現時点で必要なデバイスが揃っていないならば、購入するなど手配から始める必要があります。

新しくデバイスを導入するとなると、製品の選定から発注まで対応しなければなりません。どのデバイスが適しているかなどの調査が必要となり、ある程度の時間を要すると考えられます。担当者の負荷も高まるでしょう。

なお、従業員が個別に利用するデバイスだけではなく、複合機やファイルサーバーなど、社内で共有するデバイスも必要です。ペーパーレス化のために、何が不足していて、何を調達すべきか詳細に確認する必要があります。

導入コスト

デバイスを調達する際は、まとまったコストの支払いが必要です。従業員が多ければ多いほど、高額な支出が発生するため、その点にも注意しなければなりません。また、複合機など社内で共有して利用する機器も必要に応じて新たに導入したり追加したりすることが求められます。

例えば、ペーパーレス化を推進するためにパソコンを導入するとなると1台あたり10万円から20万円程度の予算が必要です。導入する台数によっては、大きなコストになってしまいます。

また、デバイスを購入するだけではなく、購入してからの設定作業が必要です。この作業にもコストが生じるため、購入と併せて認識しておきましょう。購入に際して、業者が設定してくれる場合もありますが、一旦は追加でコストが生じるものとして考えます。

ペーパーレス化に取り組む際のポイント

ペーパーレス化に取り組みたいと考える人は増えていますが、以下ポイントを踏まえることが大切です。

  • ペーパーレス化の意味を浸透させる
  • 使用している紙の量や種類を洗い出す
  • 適切なソリューションを採用する
  • 段階的にペーパレス化を進める

社内全体でこのポイントを意識しましょう。

ペーパーレス化の意味を浸透させる

まずは、ペーパーレス化の意味や目的を浸透させることが重要です。例えば「紙資源を最小限に抑えることでコストの削減を目指す」などが考えられます。ペーパーレス化を推進する意味は会社によって異なるため、何が正解というものではありません。

正解がないため、その意味を浸透させなければ勝手な解釈が生じ、全体の統率が取れなくなってしまいます。例えば、コストカットを目的とする人と企業イメージの向上を目的とする人が混在する状況は望ましくありません。意味が浸透していないと、意思決定がスムーズに進まないなどの問題が起きるため、まずは全社的に浸透させ理解を得るべきです。

使用している紙の量や種類を洗い出す

事前に、現時点で利用している紙の量や種類を洗い出すことが大切です。すべての印刷物をペーパーレス化できるわけではないため、現状を把握して、対応できる部分からペーパーレス化を進めます。

例えば、印刷している枚数の多い業務から着手する方針とすれば、素早くコストカットを実現できるでしょう。業務の負荷も軽減でき、働き方改革も進めやすくなると考えられます。

しかし、印刷枚数が多くとも写真などに関する業務はペーパーレス化が難しいはずです。現状を踏まえ、どこがペーパーレス化の対象になるか検討することがポイントといえます。

適切なソリューションを採用する

ペーパーレス化を実現するためのソリューションは多数あります。それらの中から適切なものを選択することが、重要なポイントです。ソリューションを間違えてしまうと、ペーパーレス化を推進することで、逆に問題が生じる可能性があります。

例えば、既存の印刷物をペーパーレスにしたいならば、複合機などデジタル化を進めるためのソリューションが必要です。また、多くの人数で共有したいならば、ファイルサーバーなども必要でしょう。専門家に相談しつつ、適切なソリューションの採用と導入が求められます。

段階的にペーパレス化を進める

最終的には社内全体でペーパーレス化を進める場合でも、最初は段階的に進めることが大切です。一気にペーパーレス化を推し進めてしまうと、問題が起きたときに業務に大きな影響を与えます。定期的に業務への影響なども評価しながら、少しずつ進めることを意識しましょう。

また、事前にアンケートを取るなどして、ペーパーレス化に積極的な部署を選ぶことをおすすめします。求められる部分からペーパーレス化を進めると、効果を感じやすくなるはずです。

ペーパーレス化の事例

ペーパーレス化は業界や業種を問わずに実現できます。PCホスピタルがペーパーレス化をサポートした事例を紹介します。

金属製品製造会社さま

従業員約10名の金属製品製造会社さまへ複合機を導入しました。ペーパーレス化に向けて、複合機でスキャンしたものを所定の機器へと保存できるようにしたり、FAXもデジタル化して受け取ったりできるようにしました。

社会福祉法人さま

従業員約40名の社会福祉法人さまへ複合機を導入しました。従業員全員が複合機で印刷、スキャンできるように設定し、FAXを複合機で受け付けられるようにもしています。

法人のペーパーレス化及び複合機導入はPCホスピタルにご相談ください

本記事ではペーパーレス化の取り組みやメリット、ポイントについて解説しました。皆さん、ペーパーレス化を実現したいと考えたのではないでしょうか。

解説したとおり、ペーパーレス化を推進するソリューションはいくつかありますが、それらの中でも複合機の活用をおすすめします。複合機は
コピー・スキャン・プリンター・FAXなどの機能が集約された機器で、ペーパーレス化に必要な機能が揃ったものです。

PCホスピタルは、お客さまの要件をヒアリングして必要な機器の選定をサポートします。また、導入や設定、運用を開始してからのサポートにも対応が可能です。ぜひ、お問い合わせください。

PCホスピタルの法人ペーパーレス化及び複合機導入サポートについて詳細を確認する
監修

濱﨑 慎一日本PCサービス株式会社 常務取締役 兼 NPO法人 IT整備士協会 理事

2010年8月、日本PCサービス株式会社に入社。パソコン修理などデジタルトラブルを5年で4500件以上解決。その後、サポート人材育成など、事業責任者として、個人向けデジタルトラブル解決に8年半携わる。2019年より同社にて、法人向けサポートの取締役に就任。また特定非営利活動法人 IT整備士協会の理事として業界活性化のため正しいデジタル知識の普及、スマートフォンなどの新しい整備士資格の構築に携わる。

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