テレワークに必要な環境を構築しよう!導入のポイントを紹介

1.テレワークについて

テレワークは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を使って、時間や場所を問わない柔軟な働き方をすることを言います。

また、テレワークという言葉はTel(離れる)とWork(仕事)を組み合わせたものとなります。

在宅勤務でテレワークをする場合、オフィスに出勤したり、顧客訪問や会議の参加による外出が無く、働き方も変わり、1日全体の仕事を全て自宅にて行います。

最近は新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークをする方がとても増えていて、通勤負担が軽減され、時間を有効に活用できるのもメリットとなります。

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2.テレワークに必要な環境

いざテレワークで仕事をすることになっても、テレワークは普段仕事をする環境とは異なるため、まず環境の構築が必要になります。

テレワーク時に生産性を高める、社員間のコミュケーションを取るといった課題を解決するために必要なテレワークの環境についてご説明いたします。

2-1.パソコン

テレワークで作業を行う際はデスクトップでも問題ないですが、移動に適したノートパソコンがオススメです。ノートパソコンであれば、WEBカメラが搭載されてるモデルがWEB会議の際にも便利です。

CPUはWEB会議を主催される方であれば4コア以上のものが搭載されたパソコンを使用することで、複数のソフトウェアを立ち上げながらでも極端に処理能力が足りないといったことが起こりにくくなります。

メモリーはブラウジングやMicrosoft Officeなどの利用であれば4GBでも良いですが、8GBだと安心して作業が進められます。複数のアプリケーションや大容量のデータを扱う場合は16GB以上だと快適に作業ができます。

ストレージに関してはHDDよりもSSDの方がファイルの読み込みが高速になり、作業の効率アップが見込めますので、SSDをおすすめいたします。

2-2.インターネット環境

テレワークの際にインターネット環境は必要不可欠なので、必要なインターネット回線の種類と特徴を理解して最適なインターネット環境を準備しましょう。

自宅で作業するのであれば、光回線がオススメです。光回線は、その名の通り光ケーブルを使用したインターネット回線で、長距離を高速に伝送ができるのが特徴です。

インターネット回線の中でも特に通信速度と安定性が優れているので、通常であればオフィスでも光回線が使用されてるところが多いですが、在宅勤務の場合も光回線だと便利です。

また、無線LANであれば、自宅で作業する際も場所の融通が利きますので、在宅勤務にも向いてると言えます。

2-3.Webカメラ

最近はテレワークによるWEB会議以外にもWEB面接などが増えたのでWEBカメラの需要が大変高まっています。

在宅勤務の場合、基本的には自分一人を写し出すのでノートパソコンに内蔵されてるWEBカメラでも性能的に問題ない場合が多いですが、外付けのものであれば、より高性能なものが販売されており、そのような高機能で高性能のWEBカメラであれば、映像も音声も鮮明でより快適にコミュニケーションを取ることが可能になります。

2-4.オンラインでのコミュニケーションツール

テレワークで作業をする場合、パソコンを使うので、遠隔の作業を可能にする様々なオンラインでのコミュニケーションツールが必要になります。

2-4-1.リモートアクセスツール

社内のデータやソフトウェアに外部からアクセス可能なツールが必要な場合、種類としてはVPN方式、リモートデスクトップ方式、クラウドアプリ方式などがあります。

VPN方式は仮想的な専用線を使い、会社のシステムにアクセスすることで、自宅のパソコンから作業ができます。新たな回線設備が不要で低コストかつ短期間で導入が可能なので、現在は多くの会社で利用されている方式となります。

リモートデスクトップ方式は会社の自分の席にあるパソコンの画面を転送して自宅のパソコンからの作業が可能になります。

クラウドアプリ方式は仕事で使用するデータをすべてクラウドに置いて、社外からクラウドにアクセスすることで自宅のパソコンから作業ができます。

この3つは比較的安価で導入しやすいのが特徴で、大手、中小、零細の企業まで幅広くご利用しやすいツールとなっています。

2-4-2.WEB会議システム

WEB会議システムを使えば、テレワークの際もより円滑に社員間や取引先とコミュニケーションを取ることができます。

WEB会議システムといえばZOOMで、このソフトウェアを使えば、遠隔で映像と音声によるコミュニケーションを取ることが可能になります。

ZOOMなどのソフトウェアを使用すれば専用のサーバーやシステムも必要なく、パソコンとWEBカメラで遠隔のやり取りができるので今では企業だけでなく、個人でも広く利用されています。

2-4-3.チャットツール

チャットツールはEメールよりも気軽にやり取りが可能なため、社員間や取引先などと仕事を進めるためのコミュニケーションツールとして多くの会社で利用されています。

会社に導入されてるチャットツールとして多いのが、ChatworkとSLACKの2つです。

Chatworkは国産のツールでグループ・個人間のやり取りを必要に応じて使い分けることができて、タスクの作成・編集・管理が可能、ファイルをアップロード・プレビューすることができるといった使い勝手の良さがあります。

SLACKはアメリカの企業が開発したもので、Chatworkと同様にチャットツールとして幅広く利用されており、アプリ連携機能が豊富なことが特徴として挙げられます。

2-4-4.グループウェア

テレワークの場合、仕事の進行状況を確認する必要だったり、社内の情報を効率的に共有する必要があるので、それらを解決するためのツールがグループウェアとなります。

ツールによって様々な機能があるので、会社の業務内容に合わせて選ぶのがベストですが、グループウェアはテレワークを始める前からすでに導入済みの会社が多いかと思います。

テレワーク環境の構築が上手くできない場合

テレワークの環境を構築するにはパソコン、インターネット環境、WEBカメラ、オンラインでのコミュニケーションツールなどたくさんの準備が必要になります。 

テレワークを始めたい、もしくはテレワークを始めることになったが環境が上手く構築できない場合はドクター・ホームネットにご依頼ください。 

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