共有方法やフォルダ整理術など、Googleドライブの便利な使い方

PCにデータをどんどん保存し続け、いざ探そうとすると見つけ出せない、ということはありませんか?そんな事態を避けるために、フォルダを作ってデータを整理しておきましょう。それがクラウド上の共有フォルダであれば、別の端末からも確認が可能です。

今回はデータを管理する方法のひとつ、Googleドライブの便利な使い方についてご紹介します。

Googleドライブって何?

Googleは、情報の検索をするときによく使う方が多いと思いますが、実は検索機能だけではなく、GmailやGoogleカレンダーなど、さまざまなサービスを提供しています。そのサービスのひとつにGoogleドライブがあります。

PCのハードディスク内には、CドライブやDドライブなど、データを保存できる部屋がありますが、Googleドライブはパソコンの中ではなく、クラウド上にデータを保存できる部屋というイメージです。

例えば、PCのハードディスク内がいっぱいになり、データがこれ以上保存できない、さらにはPCの動きが遅くなってしまった、ということがあるとしましょう。

そんなときに活躍するのがGoogleドライブです。PC内にあったデータをGoogleドライブにアップし、PC内のデータを削除すれば、容量に空きができてPCもサクサク動くようになります。Googleドライブは、無料で15GBまでデータをアップすることができます。

ただし、この容量の中には「Google フォト」と「Gmail」も含まれていますので注意しましょう。それ以上の容量が必要であれば、有料プランを利用する必要があります。最大で1TBまで保存することができるので、大容量のデータを保存したい方には有料プランをおすすめします。

Googleドライブがさらに便利な点は、クラウド上にデータがあるので他の端末からもデータを確認できる点です。通常、PC内に保存されたデータは、他の端末からは確認できません。しかし、Googleドライブのアカウントを他の端末とも共有することで、Googleドライブにアクセスできるようになります。これにより、他のPC以外、例えばタブレットやスマートフォンからでもデータが確認可能になるのです。

また、会社の同僚や友人とPC内に保存されているデータを共有したい場合はメールで送るのが一般的ですが、データ容量が大きいとなかなか送信できなかったり、メールにデータを添付する手間がかかったりします。そんなときはGoogleドライブの出番です。Googleドライブ上のデータやフォルダを他のユーザーと共有できる機能があるので、データ容量を気にしたり添付したりという手間が省けます。同じプロジェクトを進める仲間と共有しておくと、話がスムーズになるでしょう。

Googleドライブにデータをアップして保存しよう!

それでは、Googleドライブにデータを保存する方法をご紹介します。

まずはGoogleドライブのページを開きましょう。

[Googleドライブのページの開き方]

1.Googleのページを開く

右上に■が縦横に3つずつ並んでいるアイコンがあるので、そこにカーソルを当ててみましょう。

2.「Googleアプリ」という文字が表示されますのでそこをクリック

さまざまなアプリのアイコンが表示されます。

3.「ドライブ」をクリック

Googleドライブのページが開きます。

Googleドライブのページを開くと、上の画像のようなページが表示されます。

赤枠で囲った部分にデータをドラッグ(もしくは右クリックから「ファイル(もしくはフォルダ)をアップロード」でも可)すると写真をアップロードできます。

フォルダごとアップロードすることも可能ですが、ファイルをアップロードしたあとに、ファイルごとにまとめたフォルダを作成したくなった際は、左上の「新規」ボタン(もしくは右クリックの「新しいフォルダ」)から作成できます。

作成したフォルダに入れたいファイルをドラッグすれば、データを移動させることができます。

大まかにフォルダを分けておくだけでは、結局「あのファイルはどこに入れた?」ということになってしまいますよね。テーマや作業ごとにフォルダに入れたいファイルをドラッグすれば入れることができます。フォルダは、新たにフォルダ内にも作ることが可能です。こうしてファイルを細かく整理しておくと、探したいものがすぐに見つかり、時間を無駄にすることもありません。

フォルダやファイル名は、ファイルにカーソルを合わせて右クリックし、「名前を変更」を選択することで変更できます。新規でフォルダを作ると「無題のフォルダ」になってしまうので、必ず自分が分かりやすい名前をつけて管理しましょう。これがフォルダの整理にもつながります。

データの表示は「ギャラリー表示」と「リスト表示」の2種類から選べます。自分が見やすいものを選びましょう。

Googleドライブに保存したデータを見る場合は、プレビュー機能が便利です。見たいデータをクリックし、右上にある目のマークのアイコンをクリックすると、データを開いた状態のものを見ることができます。もしくは、見たいデータをダブルクリックしても見ることができます。

また、サポートされているデータであれば、ソフトがなくても見ることが可能です。

サポートされている形式は、文書ファイルなら下記の通りです。

・PDF

・Microsoft Word(.docや.docx)

・Apple Pages(.pages)

・XML Paper Specification(.XPS)

表計算ファイルは「Microsoft Excel(.xls.xlsx)」のみです。

画像ファイルの場合は下記の通りです。

・JPG(JPEG)

・GIF

・PNG

・TIFF

・Adobe Illustrator(.ai)

・Adobe Photoshop(.psd)

・Autodesk AutoCad(.dxf)

・Scalable Vector Graphics(.svg)

・PostScript(.eps、 .ps)

・TrueType(.TTF)

他の端末から見てみよう!

Googleドライブにアップしたデータは、他の端末でも確認可能と説明しました。他のPCで見る場合には、同じGoogleのアカウントであれば、同様の方法で確認することができます。

ただし、タブレット、スマートフォンから見るためには、Googleドライブのアプリ(無料でインストール可能)が必要です。端末にアプリをインストールしたらログインしましょう。アップしたデータが確認できるはずです。もちろん、アプリではなくWeb上での確認も可能です。

スマートフォンやタブレットでデータの確認が可能になれば、移動中や出先で急な対応を迫られたときなどに「PCがないから確認できません!」ということもなく、安心です。

ただし、aiデータとpsdデータはプレビュー不可。あらかじめPDF化してからGoogleドライブに保存すると良いでしょう。

アプリをインストールしていない場合でも、Googleドライブはブックマークしておきたいですね。

他のユーザーとデータを共有してみよう!

では、今度は同僚や友人とデータの共有をしてみましょう。基本的に使い方は通常のPC操作と同じです。

共有したいファイル・フォルダの上で右クリックし、「共有」を選択します。

次に、共有したい人の名前かメールアドレスを入れましょう。入力したユーザーとだけ指定したフォルダを共有することができます。

例えば、確認してもらいたい資料を会社に置いてきてしまい、自分のPCにだけデータが入っている、そんなとき自分が出先だったらどうしますか?何もないとしても自分のPCを他人に見られるのは嫌ですよね。そんなとき、すでにドライブの共有がなされていれば、ファイル・フォルダ名を伝えるだけで確認してもらうことが可能です。

また、出先に限らず、隣に座っている同僚でもドライブを共有しておけば、PC画面を見せながらの説明という面倒なことをせずとも、Googleドライブから同じファイルを確認しながら説明ができるので、効率化も図れます。

おわりに

Googleドライブという言葉は知っていても、その利便性が分からず使っていないという方もいるでしょう。しかし、意外にも使い方は簡単で、慣れてしまうとPC内に保存する手間と変わりはなく、ドライブ内にいくつものフォルダを作ることができ、細かいファイル整理もうまくいきます。さらに同アカウントでアクセスすることで、別端末からもフォルダが確認でき、PCを2台持っている方や出先でスマートフォンやタブレットで確認したい方には非常に便利です。また、共有することによって他のユーザーからの閲覧も可能になり、作業の効率化にもつながります。

そんな便利なGoogleドライブですが、やはり慣れないうちは使い方が分からなくなることもあるでしょう。そんなときはドクター・ホームネットにご相談ください。平日だけでなく祝・休日でもその「困った」に対応可能です。

多様に活躍するGoogleドライブを使って、上手にフォルダ整理をしていきましょう。

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