連載コラム パソコンにたまった不要なデータと物理的な汚れ対策｜法人様特有のパソコントラブル、社内LAN・システム構築を解決する専門サービス

【年末のデータ整理/笹木 その2】パソコンにたまった不要なデータと物理的な汚れ対策

こんにちは。日本PCサービスの笹木です。フィールドサポートとしてIT機器のトラブル相談を解決しています。今までに、大阪吹田店と東京三田店に勤務し、現在は名古屋店におります。三大都市の土地柄、それぞれの違いを楽しんでいます。

年末には、オフィスもパソコンも大掃除を

12月に入るとオフィスの掃除や書類やデータの整理をされる企業さまも多いと思います。毎日使っているパソコンも、最低でも1年に1回はきちんと掃除することをお勧めします。オフィスの環境にもよりますが、フローリングの床でほこりが立ちやすい場所にパソコンを置いている場合は特に注意が必要です。床に直接置いているとパソコンがほこりを吸いやすくなり、故障の原因になりがちです。

では、どのようにパソコンの掃除をすればよいのでしょうか？

1. パソコンの掃除

やっぱりエアーダスターが最適！パソコンの突然死防止のためにもこまめに掃除

デスクトップパソコンの場合	デスクトップのパソコンは、ケースカバーなど簡単に外れる場合は中を開けて、エアーダスターでほこりを飛ばしましょう。掃除機を使うと静電気が発生して故障することがありますので、エアーダスターなどが適しています。 パソコンを掃除したら電源が入らなくなったというトラブルは掃除機が原因になっていることが多いです。パソコンは精密機械ですので、やさしく扱いましょう。
ノートパソコン 一体型パソコンの場合	ノートパソコンや一体型のパソコンは中を開けるのは難しい場合が多いので、エアーダスターを使ってファンの入り口や空気の出る部分のほこりを飛ばしましょう。ノートパソコンのファンは小さく、ほこりがたまると温度が上がり、壊れやすくなりますので、しっかり掃除をしましょう。

2. データの整理

パソコンの動作改善による業務効率アップ！

パソコンの物理的な掃除と一緒に、中のデータもこの機会にきれいにしましょう。
「パソコンの動作が遅い」という症状でお困りの方のパソコンを見ると、作成したファイルデータが大量にあったり、１つのデータにたくさん情報を重ねたりしているケースが多く、それが動作を遅くしている原因になっていることがあります。
また、PowerPointで作成した、画像や動画がたくさん入ったファイルが、更新のたびに別名で保存され、同じような内容でたくさんパソコンに保存されているケースもよく見られます。年ごとにフォルダを作って分けたり、データの断捨離をしたりして、重要なデータや最新のファイルだけを保存することで業務効率の改善につながります。
ただ、忙しい時に整理してしまうと誤ってデータを削除してしまう危険もあるので、ぜひ忙しくなる前に、常日頃データの整理整頓を行いましょう。

3. データのバックアップ

最後に、この時期に多いトラブルを紹介します。休暇明けにパソコンの電源を入れたらつかない、動作しないという相談がよく寄せられます。精密機械であるパソコンは、毎日電源を入れれば動くものの、長期間休むと起動しないことがあります。一時的なこともありますが、故障して動かないという場合もあります。
パソコンの中に保存している重要なデータが、壊れたり無くなったりすると大変です。特に、顧客に関する情報が消えてしまうと、業務に大きな影響があります。「年賀状の住所データが消えてしまったら」のコラムでは、バックアップの方法についてもご紹介していますので、参考にどうぞご一読ください。ぜひパソコンの大掃除や休暇の前には、重要なデータのバックアップを行いましょう。