【年末のデータ整理/的塲 その1】年賀状の住所データが消えてしまったら

的塲 秀一郎
的塲 秀一郎
FS事業本部 FS直営店事業部

こんにちは。日本PCサービスの的塲です。フィールドサポートとして、IT機器のトラブル相談を解決しています。訪問85%、持込対応が15%くらいです。フットワーク軽く、企業や個人宅へ、トラブル解決に伺っています。

顧客データが消えてしまったトラブル

企業において、財産ともいえる顧客情報。営業やセミナーで知り合った方の名刺やアンケート回答結果をデータベース化して、新商品の案内や創立記念パーティーの招待などに使っているところも多いでしょう。最近は名刺管理のスマホアプリも多数生まれ、写真を撮るだけで名刺が簡単にデータ化されるようになってきました。また、顧客管理や営業管理システムを使って、部署全員でお客様情報を共有しているところもあります。

いずれもベースとなるのは、一人一人のお客様のデータです。年末も近づき、年賀状を送るために顧客データの整理を準備し始められる方もいるでしょう。弊社に寄せられる問い合わせも増えますが、「顧客データ、住所データが消えてしまった!」という悲痛な声が寄せられます。

まずは、慌てず状況を整理しましょう。実は半数位のお客様が、データが消えたのではなく、探してみたら見つかることも多いです。下記で、よくあるミスや対処法をご紹介します。

1. ログインは正確?

いつも通りのユーザー名でログインしていますか?
パソコンやサーバー、ファイルに権限が振り分けられて、特定の人しか見られないということがあります。
適切なユーザー名でログインしましょう。

2. 古いバージョンのソフトを起動していませんか?

年賀状作成ソフトの場合、毎年一回以上新しいバージョンが公開されています。
同一ソフトの古いバージョンと、新しいバージョンで作成したデータが混在しており、互換性がなく、古いもので作成したデータは新しいバージョンでは閲覧ができない場合があります。

3. データの探し方

拡張子の検索年賀状の住所録ファイルの拡張子(ファイルの種類)は、ソフトやバージョンによって決まっています(例:「.fga」「.fwa」「.fba」等)。お使いのソフト名やバージョンを確認し、インターネットなどで、どの拡張子なのか検索します。拡張子が確認できたら、パソコンの「コンピューター」「Cドライブ(C:)」を選択し、右上(お使いのパソコンによって多少場所は異なります)の検索窓に、確認した拡張子を入力し、検索します。特殊な操作をしなければ、基本的に年賀状データはCドライブに格納されていますので、対象のデータがあればここで見つけられます。

Cドライブ全体を確認しますので時間はかかりますが、少し待ってみて何かフォルダが表示されれば、その中に該当の住所録のデータが入っているかもしれません。

「検索条件に一致する項目はありません」と表示された場合、残念ながらデータが完全に消失・消去されてしまった可能性が高くなります。当社含めた復旧業者、修理業者に依頼されるのが望ましいです。データが完全に消失していた場合、ハードディスクから過去にデータが書かれた履歴を解析して、そこからデータを再現するという、複雑で高額な作業が必要になります。

4. 定期的なバックアップをパソコン以外の媒体で

USB接続の外付けHDD突然のトラブルに備えて、顧客情報や年賀状のデータは定期的に(せめて1年に1回以上)、「パソコン以外の媒体に」バックアップしておきましょう。バックアップ自体はデータの容量にもよりますが、おおよそ1~2分で完了します。

バックアップにUSBやハードディスクを利用される場合もありますが、複数の社員が業務を行うなら、NASがお勧めです。NASとは、ネットワークに接続するハードディスクの記憶装置「NAS(Network Attached Storage)=ナス」です。セキュリティの厳しい会社では、データの持ち出しや流出を防ぐために、USBやハードディスクの利用を禁じているところもあります。

NASUSB接続やパソコン内蔵型のハードディスクは、基本的にパソコンと1対1で直接接続して使用します。そうすると、USB接続のハードディスクに保存しファイルを、2台以上のパソコンで編集するとき、つなぎ換える必要があります。NASはネットワーク(LAN)に接続するため、1対多とつながり、複数のパソコンから同時に接続できます。

NASは、接続方法が違いますが、「データを保存する」意味では一般的なハードディスクとほぼ同じです。内部にCPU・OSなどを搭載して、パソコンに近くなっており、データを保存するだけでなく、保存したデータを管理・活用するための様々な機能が搭載されている機種もあります。

何十件、場合によっては何百件何千件、データを1から作りなおすのは大変な労力です。何よりすべての連絡先が控えてある、情報が残っている保証はどこにもありません。
これまで名刺や年賀状データを中心に解説しましたが、企業によっては図面データや、プログラミングのコードが命というところもあります。それらを守り、定期的なバックアップで備えておくと安心です。

機械である以上、パソコンもいつでも壊れる可能性があるからね!

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