【消えた社員のトラブル/関戸】データが戻らない

関戸一将
関戸一将
FS事業本部 FS直営店事業部

9月:消えた社員のパソコントラブル
~データが戻らない~

弊社では、個人事業主やスタッフ40名程度の小規模な会社から、よくご相談をいただきますが、その中のトラブルの一つに、「急に社員が消えた」「社員と突然連絡がつかなくなった」というものがあります。社員ではなく、アルバイトの場合もありますが、消えた理由は様々で、仕事のトラブルによるものや、理由がわからない失踪などもあるようです。
事故や病気など仕方のないものでも、急に連絡がつかなくなってご相談いただくのは、次のような事柄です。

  • トラブルその1:消えた社員しか知らないデータがあるが、パソコンにアクセスできない
  • トラブルその1:消えた社員が私用パソコンを使っており、データがそのまま持ち出された

消えた社員のパソコンからデータを取り出せず困った人会社でパソコンを買って社員に提供していても、管理が十分にされていないことがあります。具体的には、ログイン用の管理者用ユーザー、パスワードを設定していないために、利用者である社員以外、パソコンの中に保存されているデータにアクセスすることができません。
現在国内で使われているパソコンは、IT機器の修理の専門家である弊社なら、ほぼパスワード解除をすることができますが、一般の方には少々難しいかもしれません。

また、短期間のアルバイト・パートや、業務委託で外注依頼をする場合、会社でパソコンを買わず、個人所有のパソコンを、そのまま業務で使わせていることがあります。その場合、データそのものが個人のパソコンの中にあるので、連絡がつかなくなれば、データは戻ってきません。
青ざめた表情の社長から、「遠隔操作で、何とかデータを取り戻せないか?」と、ご相談をいただくこともあります。相手に協力していただければ遠隔操作も可能ですが、そもそも連絡がつかなくなってしまった人なので、遠隔操作を行うことはほぼ不可能です。

解決策

バックアップの設定サポート会社で提供するパソコンには、総務部などが固有の管理番号をつけ、ログイン用に管理者ユーザー、パスワードと利用者のユーザー、パスワードと、両方の設定をしましょう。
私用パソコンを使って業務を行う時は、データの保存をパソコン本体ではなく社内共有サーバーに置いてもらうように徹底しましょう。どちらの場合も、消えた社員のメールアドレスや、社内共有サーバーや情報ツール(チャットワーク等)のアカウントはすぐに削除し、外部からはアクセスできないようにしましょう。また、データは常にバックアップを取り、いざという時に備えましょう。

「321バックアップルール」に従えば、ウイルス攻撃や災害などのトラブルにも有効です。

「321バックアップルール」とは

  • 3:データは3つ保存
  • 2:2種類のメディアに保存(外付けハードディスクドライブと、USBメモリーなど)
  • 1:別の場所に1つは保存(東京と大阪など)

急なトラブルに対応できるよう、バックアップ体制が必要だね

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